Deze functie vereist een proactieve professional die meerdere taken en deadlines kan beheren, terwijl ervoor gezorgd wordt dat wordt voldaan aan ons governancekader. Je bent verantwoordelijk voor het onderhouden en verbeteren van onze corporate governanceprocessen, het beheren van bedrijfsregistraties en het ondersteunen van risicomanagementactiviteiten. Je rol is van cruciaal belang voor het waarborgen van een soepele werking van onze corporate governance en risicomanagementfuncties.

Wat ga je doen?

Opstellen, onderhouden en verbeteren van het Corporate Governance Framework, de Statuten en het Reglement van de Directie (MT), de Raad van Bestuur (RvB) en internationale vestigingen, inclusief het definiëren van rollen en verantwoordelijkheden.
Tijdig voorbereiden, registreren en indienen van volmachten, inschrijvingen bij de Kamer van Koophandel, aandeelhoudersregisters, antecedentenregisters, vestigingsregisters en andere noodzakelijke bedrijfsregistraties.
Voorbereiden, registreren en indienen van Algemene Vergaderingen van Aandeelhouders (AVA, BAVA en besluiten buiten vergadering) en beheren van een doorlopend agendaoverzicht van terugkerende actiepunten.
Beheren, registreren en indienen van DNO’s voor nieuwe RvB-leden.
Bijhouden van een volledig overzicht van alle contracten met derde partijen (via ERAMBA), inclusief een goede en complete archivering.
Regelen van notariële bekrachtiging/apostilles voor RvB- en MT-leden.
Ontwikkelen of verbeteren van standaardprocedures met betrekking tot bovengenoemde onderwerpen waar nodig.
Beheren van alle risico’s (in ERAMBA of andere risicosystemen), inclusief opvolging en stakeholdermanagement.
Ondersteunen van risicomanagementprocessen (management in control, key person risk, change management), ontwikkelen van formats en rapportages, en zorgen voor opvolging en stakeholdermanagement.
Beheren en ondersteunen van risicoacceptaties, inclusief het stroomlijnen van risicoacceptatieprocessen.
Fungeren als secretaris voor tweewekelijkse auditvergaderingen: notulen maken, de doorlopende agenda beheren, documenten en beslissingen correct archiveren en opvolgen van acties.
Secretaris zijn voor MT-vergaderingen: notulen maken, de doorlopende agenda beheren, documenten verduidelijken inclusief de MT Cover Note en acties opvolgen.
Secretaris zijn voor vergaderingen van de Raad van Bestuur.
Secretaris zijn voor de BRCC: notulen maken, de doorlopende agenda beheren, documenten verduidelijken en acties opvolgen.

Aanvullende verantwoordelijkheden:

Organiseren van MT-bijeenkomsten op externe locaties, inclusief locatiekeuze, agendavoorbereiding en fungeren als contactpersoon voor de locatie.

Wat heb je nodig om succesvol te zijn?

Een afgeronde opleiding in Rechten, met 3-4 jaar ervaring in ondernemingsrecht, corporate governance, bedrijfssecretariaat of vergelijkbare gebieden.
Aantoonbare ervaring in het opstellen, beoordelen en beheren van diverse juridische documenten met precisie en nauwkeurigheid.
Vloeiend in Nederlands en Engels, met uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail, waardoor taken efficiënt en nauwkeurig worden uitgevoerd.
Bewezen vermogen om meerdere taken te beheren en strikte deadlines te halen in een dynamische werkomgeving.
Vaardigheid in stakeholdermanagement en het onderhouden van positieve relaties met interne en externe partijen.
Een proactieve aanpak in het identificeren en oplossen van problemen, met een sterk vermogen om kritisch en strategisch te denken.

Wij bieden:

Een concurrerend salaris dat overeenkomt met je ervaring
Vaste 13e maand;
8% vakantietoeslag
Pensioenregeling volledig betaald door LYNX;
Reiskostenvergoeding openbaar vervoer;
Een opleidingsbudget voor opleidingsmogelijkheden die bij jou en jouw functie passen;
Uitjes & borrels met je collega's;
Een dynamische en inclusieve werkomgeving.